10.08.2009 | Autor / Redakteur: Achim B. C. Karpf / Peter Schmitz
Die Kommunikation über E-Mail im Geschäftsumfeld nimmt immer mehr zu und verdrängt Fax & Co. Geschäftspartner tauschen sich einfach und schnell über Mail aus und können so schneller Abschlüsse herbeiführen. Zudem können Informationen in Form von Anhängen an eine große Anzahl an Empfängern verschickt werden – und das mit einem Wimpernschlag in die ganze Welt.
Angebote, Verträge, Rechnungen und Konzepte erreichen die Empfänger elektronisch per E-Mail: Autoversicherungen regulieren Schadensfälle mit Ihren Kunden, Banken schließen Kredite mit Antragstellern ab, Bewerber versenden ihre Unterlagen an Unternehmen und Online-Geschäfte werden abgeschlossen.
Neben den unüberschaubaren Vorteilen führt die ständig wachsende Anzahl von E-Mails in den Unternehmen gleichzeitig zu den teilweise gesetzlich verlangten Anforderungen, diese verlässlich zu managen sowie mögliche archivierungspflichtige bzw. archivierungswürdige E-Mails rechtskonform zu speichern.
Nicht nur die immensen Datenmengen sondern auch der wachsende Druck der gesetzlichen und regulatorischen Compliance-Forderungen drängen Unternehmen zu einer nachhaltigen und zuverlässigen E-Mail-Archivierung.
E-Mails mit geschäftlichen Inhalten werden im kaufmännischen Verkehr als Handelsbriefe (laut Gesetz: § 257 Handelsgesetzbuch) eingestuft und unterliegen damit exakt den gleichen Aufbewahrungspflichten wie normale Geschäftsbriefe. Daraus folgt in der Praxis beispielsweise, dass steuerlich und buchhalterisch relevante E-Mails bis zu zehn Jahre lang, Mails mit anderen geschäftlich bedeutsamen Inhalten bis zu sechs Jahre lang geordnet und revisionssicher aufzubewahren sind.
Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO) nennt als aufzubewahrende Unterlagen unter anderem empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Neben den Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung spielen auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz „GDPdU“), die Basel II-Richtlinien und der Sarbanes-Oxley Act eine wichtige Rolle für die Pflicht zur E-Mail-Archivierung.
Die GDPdU sind für Unternehmen vor allen dann relevant, wenn Finanzbeamte bei Betriebsprüfungen auf die IT-Systeme zugreifen. In den Grundsätzen wird unter anderem festgelegt, dass steuerlich relevante Daten in einem maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden müssen und durch die spezielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung erfasst werden können.
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