Gedruckte und elektronische Post in kritische Geschäftsprozesse integrieren

Pitney Bowes kündigt SaaS-Mail-Service an

21.09.2010 | Autor / Redakteur: Matthias Kraus / Katrin Hofmann

Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC in Frankfurt

Pitney Bowes will eine neue Digital-Mail-Lösung bereitstellen: einem Mail-Service, der auf SaaS-Basis bezogen wird.

Seit Jahren geht das Aufkommen an herkömmlicher gedruckter Post dank alternativer Kommunikationsmechanismen wie E-Mail, Websites, elektronischer Formulare etcetera zurück. Dennoch liegt das Postaufkommen in Deutschland noch immer bei etwa 19,2 Milliarden versandten Briefen. Unter diesem Aspekt kommt die Ankündigung der neuen Digital-Mail-Lösung von Pitney Bowes Management Services, Inc. – einer 100%-igen Tochter von Pitney Bowes – zu einem passenden Zeitpunkt. Bei der Lösung handelt es sich um eine Erweiterung des Mailroom-Outsourcing-Services des Herstellers.

Das Unternehmen demonstriert mit diesem Schritt die Entschlossenheit, auch weiterhin in seine Virtual-Mail-Solutions-Strategie zu investieren, mit dem Ziel, sowohl gedruckte als auch elektronische Post in kritische Geschäftsprozesse zu integrieren. Darüber hinaus verfügt der Anbieter über die nötige Kompetenz und das Know-how, Unternehmen bei der Optimierung ihres internen Postbetriebs zu unterstützen. Im Ergebnis bedeutet dies eine bessere Kontrolle der eingehenden wie auch der ausgehenden Korrespondenz.

Skalierbarer Dienst

Pitney Bowes will im Rahmen einer Partnerschaft mit Hyland Software sein Angebot als gehosteten digitalen Mail-Service bereitstellen, der auf SaaS-Basis (Software as a Service) bezogen werden kann. Der Service liefert skalierbare Dienste, die auf Abteilungsebene, aber auch unternehmensweit verfügbar sind. Dabei kommt eine erweiterte Version des Hyland-Angebotes zum Einsatz, die dem Nutzer ein besseres persönliches Management der elektronischen sowie der konvertierten Papier-Post ermöglicht, einschlieβlich des gesamten Dokumentenprozess-Managements. Enthalten sind Funktionen wie eine bessere Suche nach elektronischen Aufzeichnungen sowie eine Auditierung der Dokumentenprozesse, unter anderem eben auch der Post.

Laut IDC reagiert Pitney Bowes mit dem neuen Angebot direkt auf folgende Unternehmensanforderungen:

• zeitnähere und effizientere Anbindung an transaktionale Unternehmenssysteme, wodurch sich die Durchlaufzeit vom Erhalt von Dokumenten bis zu ihrer Erfassung in den Systemen verkürzt
• Einbeziehung von E-Mails und anderen Dokumenten in elektronischen Formaten, zusätzlich zur Papier-Post, und zwar sowohl unternehmensweit als auch auf Abteilungsebene
• Kosteneinsparungen beim Bearbeiten von transaktionalen Mails durch den Einsatz von Industriestandard-Technologie für die Verbindung zwischen Mail- und Geschäftssystemen
• Nutzung eines SaaS-Modells, durch das der IT-Supportaufwand minimiert wird

Für Unternehmen bedeutet das neue Angebot eine Chance, ihren Poststellenbetrieb zu konsolidieren, ihn also auf zentralisierten und kostengünstigere Sites zu betreiben. Damit reduzieren sich auch die tatsächlichen Raumkosten für herkömmliche unternehmensinterne Poststellen. Die gemeinsame Schnittstelle kann für elektronische Post als auch zum Sichten der erfassten gedruckten Post genutzt werden. Dies erhöht die Effizienz und erlaubt eine bessere Postkontrolle.

Laut IDC profitieren die Anwender von den insgesamt umfassenden Verbesserungen der Mail-Outsourcing-Services. Gemäβ aktuellen Marktforschungsdaten von IDC kann man für das Segment der Mailroom-Services im Zeitraum 2009 bis 2014 weltweit von einem Wachstum von 4,7 Milliarden US-Dollar auf 5,4 Milliarden US-Dollar ausgehen. Dies entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von drei Prozent.

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