Anwender verschwenden für Drucken und Dokumentenmanagement zu viele Ressourcen

Print Management & Document Solutions – Das unterschätzte Potenzial?

20.05.2009 | Autor / Redakteur: Matthias Kraus / Katrin Hofmann

Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC in Frankfurt

Die Themen „Reduzierung der Druckkosten“ und „Optimierung von Dokumentenprozessen“ stehen selten ganz oben auf der Prioritätenliste von IT und Fachverantwortlichen. Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte (MFPs) und Co. sind „Commodity“ und können vermeintlich wenig zur Effizienzsteigerung eines Unternehmens beitragen. Hinzu kommt das Sammelsurium an Begriffen wie „Output Management“, „Managed Print Services“, Digital Document Management“ oder „Printing Solutions“.

Diese unterschiedlichen Begriffe sorgen für Verwirrung und tragen dazu bei, dass Anwenderunternehmen für Drucken und Dokumentenmanagement immer noch zu viel Zeit, Geld und Ressourcen verschwenden, während an anderen Stellen der IT eisern gespart wird.

Ein weiter Grund hierfür ist die Unkenntnis der Unternehmen über die tatsächliche Höhe der Druckausgaben. Die reinen Anschaffungs-, Leasing- oder Mietkosten sind dabei nur ein Aspekt von vielen.

Es folgen Kosten für Verbrauchsmaterialien und der administrative Aufwand für deren Bestellung und Lagerung. Zusätzlich ist die meist heterogene – weil wild gewachsene – Gerätelandschaft überaltert und führt zu unnötig häufigen Störungen. Die Folgen: Das Helpdesk kann bei der Vielzahl der unterschiedlichen Geräte die Anwender nicht effektiv unterstützen, teure Vor-Ort-Einsätze sind notwendig und die Ausfallzeiten verlängern sich. All diese Faktoren führen zu unkalkulierbaren Betriebskosten, die selten exakt erfasst und verursachungsgerecht zugeordnet werden können. Von einem professionellen „Asset Management“, das Transparenz schafft und die aktive Steuerung der Gerätelandschaft ermöglicht, ganz zu schweigen.

Noch größere Auswirkungen haben ineffiziente Dokumentenflüsse auf die gesamte Produktivität eines Unternehmens:

• Unnötig viele Dokumente werden ausgedruckt und erst dann an die Adressaten verteilt.
• Die Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Geschäftsdokumenten erfolgt all zu oft in Ordnern, die in Abstellräumen gelagert werden.
• Formulare werden aufwändig und für viel Geld von Druckereien produziert, auf Lager gelegt und viel zu viele Formulare werden – aufgrund notwendiger Änderungen – ungenutzt wieder vernichtet.
• Hochsensible Daten liegen ungeschützt im Druckausgabefach und sind für nicht autorisierte Personen einfach einsehbar.

Bei diesen Beispielen kann von automatisierten Dokumentenprozessen, die Geschäftsprozesse effektiv unterstützen und das Druckvolumen reduzieren, nicht die Rede sein.

IDC sieht bei vielen Anwenderunternehmen im Bereich „Print Management & Document Solutions“ ein erhebliches Potenzial für Kostensenkungen und zur Steigerung der Effizienz – ohne Einbußen von Qualität oder Funktionalität. Das Einsparungspotenzial der Druckkosten – Hardware, Installation, Helpdesk, Wartung und Verbrauchsmaterial – schätzt IDC auf rund 15 bis 30 Prozent. Bei der Optimierung von Dokumentenprozessen sind noch höhere Einsparungen zu erzielen. Gerade in Zeiten der Wirtschaftskrise sind diese Kostensenkungspotenziale – die sich oftmals kurzfristig realisieren lassen – unschlagbare Argumente, um den Einsatz von „Print Management and Document Solutions“ auf der Prioritätenliste der IT-Leiter nach oben zu schieben.

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