Datei-Freigaben in der Cloud ermöglichen Verzicht auf Datei-Server und VPNs

Die Freigabe von Dateien in der Cloud bringt für Unternehmen hinsichtlich des Verwaltungsaufwands und der Kosten gewisse Vorteile mit sich.

Organisationen, die ihren Mitarbeitern Zugriff auf Dateien und Collaboration-Dienste über Cloud-Services geben,...

entdecken zunehmend, dass diese Cloud-Dienste auch interne Datei-Server ersetzen können.

Die Möglichkeit, ihre Datei-Server auszumustern, ist ein zusätzlicher Vorteil für IT-Manager, die sich Online-Diensten wie Box, Citrix ShareFile, Dropbox, Egnyte, Nomadix, SugarSync, Syncplicity oder YouSendIt zuwenden. Solche Cloud-Dienste können die Kosten für virtuelle private Netzwerke (VPNs) reduzieren und gleichzeitig den komplexen Aufwand für die Administration der Fileserver entbehrlich machen.

Trotz dieser Vorteile bedeutet Online-Filesharing über die Cloud eine Herausforderung für IT-Abteilungen, weil damit mehr außerhalb des Rechenzentrums – auch auf Smartphones und Tablets – gespeicherte Daten zu verwalten sind. Trotzdem sagen Umsteiger, die Kollaboration per Cloud statt VPN erscheine aus administrativer wie finanzieller Sicht sinnvoll.

Müsste ich die Entscheidung noch einmal treffen, würde ich das Gleiche tun. Ich würde sogar noch aggressiver vorgehen und den Wechsel in zwei statt sechs Monaten vollziehen

Brandon Gage, Senior Vice President für Technologie, United Capital Financial Advisors LLC

„Wir waren die VPN-Server-Welt von Citrix leid“, sagt Brandon Gage, Senior Vice President  Technologie bei der kalifornischen United Capital Financial Advisors LLC. „Eines Tages fragten wir uns, warum wir diese Komplexität überhaupt auf uns nahmen. Für jeden installierten Server müssen Sie Patches pflegen und Lizenzgebühren zahlen."

Über einen Zeitraum von sechs Monaten im vergangenen Jahr trennte sich United Capital von zehn Dell- und HP-Dateiservern und verlagerte drei bis vier Terabytes für über 250 Mitarbeiter zum Cloud-Dienst Syncplicity. Laut Gage reduzierten sich die Kosten für Datei-Freigaben dadurch um 65 bis 75 Prozent. „Müsste ich die Entscheidung noch einmal treffen, würde ich das Gleiche tun“ sagt er. „Ich würde sogar noch aggressiver vorgehen und den Wechsel in zwei statt sechs Monaten vollziehen.“

Laut einer Marktanalyse der Enterprise Strategy Group (ESG) von Dezember 2011 sind die Hauptvorteile von Online-Filesharing über Cloud-Dienste Benutzerfreundlichkeit, Unterstützung für jedes Endgerät und die Tatsache, dass man sich hier nicht per VPN anmelden muss. Wie die Umfrage bei 611 IT-Profis aus mittleren und großen Betrieben ergab, setzen 25 Prozent ein Modell für Software-as-a-Service (SaaS) für Filesharing und Kollaboration ein. Damit rangieren diese Dienste an dritter Stelle hinter den SaaS-Anwendungen Customer  Relationship Management (CRM) und e-Mail.

„In Anbetracht des historischen Vorsprungs von CRM und e-Mail haben Datei-Freigaben und Kollaboration in der Cloud viel Boden gutgemacht, seit Dropbox 2007 das Konzept der Datei-Synchronisierung vorgestellt hat“ schreiben die Autoren der Analyse, Terri McClure und Kristine Kao.

Manche Organisationen finden die durch Datei-Server verursachten VPN-Kosten untragbar, vor allem bei Mitarbeitern im Ausland. Bei der britischen Constructive Technologies Group (CTG), die mehr als 80 Mitarbeiter und zahlreiche Subunternehmer beschäftigt, kamen zu diesen Kosten noch besondere Schwierigkeiten bei der Steuerung von Datei-Freigaben über mehrere Remote-Standorte hinzu. CTG wechselte dann zum ShareFile-Dienst von Citrix, um Bau- und technische Zeichnungen unter Mitarbeitern in Großbritannien, Irland und Indien gemeinsam zu nutzen.

Laut Adrian von Plato, technischer Leiter bei CTG, hat das Unternehmen für sein VPN zuvor 3000 US-Dollar pro Monat bezahlt. ShareFile, ein Cloud-Speicherdienst, kostet nur 500 Dollar im Monat.

„Die VPN-Kosten waren ein Faktor für uns“, sagt von Plato. „Die Datei-Server waren auf einem Office-WAN, also haben wir für Remote-Filesharing VPNs verwendet. In Indien gibt es turnusmäßige Stromabschaltungen, und das sorgte immer für Probleme bei uns. Berechtigungen für eine Datei-Freigabe für jemanden in Indien einzurichten, war ein Alptraum. Wir verwenden nach wie vor Datei-Server für Storage, aber nicht mehr für Datei-Freigaben.“

Die in Los Angeles ansässige Investment-Firma Hearthstone Inc. hat durch die Verlagerung von Datei-Freigaben in die Cloud ebenfalls Probleme gelöst. Laut ihrem Chief Technology Officer Robert Meltz dauerte es früher lange, die VPNs zu starten, und Dateien offline zu  synchronisieren war umständlich. Zudem sei es nicht möglich gewesen, Synchronisierung auf Benutzer-Ebene durchzusetzen und nachzuverfolgen.

Hearthstone, mit Büros in Chicago, San Diego und San Francisco, hält etwa 250 GB seiner Filesharing-Daten auf dem Cloud-Service von Syncplicity. Der Wechsel erfolgte zunächst im Rahmen einer Disaster-Recovery-Planung. Bald zeigte sich jedoch auch, dass Datei-Freigaben über die Cloud einfacher sind als mit VPNs.

Hearthstone verwendet weiterhin einen Fileserver in der Konzernzentrale. Meltz will jedoch nach eigener Aussage drei Datei-Server und Disk-Arrays in Zweigstellen außer Betrieb nehmen. „Es wurde unmöglich, diese Menge an Daten im alten, VPN-zentrierten Modell zu synchronisieren", sagt Meltz. „Unsere Niederlassungen sind klein, und es ist einfacher, diese Benutzer via Syncplicity anzubinden. Wir haben die Datei-Server 2008 gekauft, und ich lasse sie auslaufen, sobald sie abgeschrieben sind.“

Optionen bei Datei-Freigabe: Öffentliche, private oder hybride Cloud-Modelle

Wie die meisten anderen Cloud-Dienste lässt sich auch Online-Filesharing auf drei Arten implementieren: über öffentliche, private oder hybride Modelle. Bei der öffentlichen Option verantwortet der Cloud-Anbieter typischerweise den gesamten Service. Ebenfalls als Option angeboten werden Software-Lizenzen, bei denen der Kunde für mehr Sicherheit eigene Hardware hinter einer Firewall installieren kann. Und schließlich können Kunden sich für einen Hybrid-Ansatz entscheiden, der lokales und Cloud-Sharing kombiniert.

„Einige Hersteller bieten das Hybrid-Modell nicht an, einige nicht die Software-Option, und einige sind rein öffentlich“, sagt ESG-Analystin McClure. „Aber der wichtigste Treiber hinter dieser Erfolgsgeschichte sind mobile Geräte. Die alte Art der Datei-Freigaben funktioniert bei mobilen Belegschaften nicht mehr.“

Ein Beispiel für eine Hybrid-Cloud für Online-Filesharing ist Egnyte. Das Unternehmen hat das File Transfer Protocol (FTP) direkt in seine Software eingebaut, die auf ein Gerät für Network-attached Storage (NAS) geladen wird. Der Desktop ist als lokaler Ordner zugewiesen und erscheint als mit dem NAS synchronisiertes Laufwerk. Daten werden auf das NAS kopiert und in der Cloud repliziert.

Ewig International Marine (EIMC) habe im März 2010 aufgehört, seinen Dell-Server für Datei-Freigaben zu nutzen, berichtet Paul Hammes, IT-Leiter bei dem Unternehmen aus dem US-Bundesstaat New Jersey. Das Unternehmen transferierte damals seine aus Excel-Tabellen, PDF-Dateien und anderen Schadensinformationen bestehenden Daten zum Cloud File Server von Egnyte. Ziel der Umstellung war in erster Linie effizienteres Filesharing und bessere Zusammenarbeit in der mobilen Belegschaft. Das Unternehmen untersucht Ladungsschäden und -Verluste im Auftrag internationaler Seefahrt-Versicherungen.

EIMC mit seinen rund 30 Mitarbeitern benötigt nach wie vor sein NAS, hat aber lokale Backups auf Band abgeschafft. „Wir verwenden keine Bänder mehr, weil alle Daten gleichzeitig in der Cloud gesichert werden“, sagt Hammes. „Wir nutzen den Fileserver noch für unsere Buchhaltungssoftware, aber irgendwann wollen wir ihn ganz loswerden. Sollte Egnyte sein Geschäft aufgeben, habe ich immer noch die lokalen Daten auf dem NAS. Das gibt mir dieses angenehme Gefühl, volle Kontrolle über meine Daten zu haben.“

Artikel wurde zuletzt im Februar 2013 aktualisiert

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