Die wichtigsten Datenschutz-Punkte für E-Mail am Arbeitsplatz

Arbeitgeber sollten die E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz regeln und an Fernmeldegeheimnis und Datenschutz denken, nicht nur bei erlaubter Privatnutzung.

Dieser Artikel behandelt

Datenschutz

Mehr als Dreiviertel aller E-Mail-Zugänge sind privat, wie zum Beispiel die Studie „Email Statistics Report, 2013-2017“...

von The Radicati Group zeigt. Trotzdem werden auch noch zahlreiche berufliche E-Mail-Konten zu privaten Zwecken genutzt, nicht immer mit der Zustimmung des Arbeitgebers.

Unternehmen sollten es allerdings nicht versäumen, die E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz genau zu regeln, wenn sie nicht Probleme mit dem Fernmeldegeheimnis (§ 88 TKG) und dem Datenschutz bekommen möchten.

E-Mail-Nutzung immer regeln

Obwohl immer mehr Beschäftigte dank Smartphone auch am Arbeitsplatz ihren privaten E-Mail-Zugang nutzen könnten, landen private E-Mails im betrieblichen Posteingang und es werden private E-Mails über den E-Mail-Server der Firma verschickt.

Arbeitgeber sollten diese Situation nicht einfach hinnehmen, nicht nur wegen möglicher Produktivitätseinbußen, sondern wegen der rechtlichen Konsequenzen: Wird die private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz geduldet, also nicht explizit verboten, können Beschäftigte davon ausgehen, dass die Privatnutzung des E-Mail-Zugangs gestattet wird. Dann aber wird der Arbeitgeber zu einem Telekommunikationsanbieter im rechtlichen Sinne, mit entsprechenden Folgen für seine Kontrollmöglichkeiten.

Fernmeldegeheimnis im eigenen Betrieb

Einem Telekommunikationsanbieter ist es gesetzlich untersagt, sich oder anderen über erforderliche Maß hinaus für die geschäftsmäßige Erbringung der Telekommunikationsdienste einschließlich des Schutzes ihrer technischen Systeme Kenntnis vom Inhalt oder den näheren Umständen der Telekommunikation zu verschaffen. Dabei spielt es keine Rolle, dass die private E-Mail-Nutzung den Beschäftigten oftmals unentgeltlich ermöglicht wird.

Ist dagegen die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen ausdrücklich verboten und wird das Verbot auch durchgesetzt, kann der Arbeitgeber Kontrollen der E-Mail-Aktivitäten vornehmen, allerdings im Rahmen des Datenschutzes. So darf es nicht sein, dass die E-Mails der Beschäftigten fortlaufend und ohne jeden Anlass kontrolliert und überwacht werden. Erlaubt sind Stichproben des betrieblichen E-Mail-Verkehrs und im begründeten Verdachtsfall auch eine zeitlich und auf Nutzerebene beschränkte E-Mail-Kontrolle. Dabei sollten Mitarbeitervertretung und Datenschutzbeauftragter unbedingt einbezogen werden.

Private E-Mails kenntlich machen

Wenn die Privatnutzung erlaubt werden soll, muss die Kontrolle des E-Mail-Verkehrs nicht auf der Strecke bleiben. Aus Sicherheitsgründen sollte sie es auch nicht. Dazu aber müssen sich private und betriebliche E-Mails genau unterscheiden lassen. Denkbar ist eine Kennzeichnung privater E-Mails mit einem passenden Hinweis „Privat“ in der Betreffzeile. Möglich ist es auch, die private E-Mail-Nutzung auf bestimmte Rechner oder definierte Zeiten wie die Mittagspause einzuschränken. Entsprechend gekennzeichnete E-Mails, die betreffenden Rechner oder die definierten Zeiten sind dann aus der Kontrolle des E-Mail-Verkehrs auszunehmen.

Betriebsvereinbarung mehr als empfehlenswert

Die genauen Festlegungen, in welcher Form, mit welchen Rechnern und zu welchen Zeiten der private E-Mail-Verkehr am Arbeitsplatz erlaubt ist, sollten in eine Betriebsvereinbarung gegossen werden, an der die Mitarbeitervertretung und der Datenschutzbeauftragte beteiligt werden. Nur die Mitarbeiter, die die Betriebsvereinbarung unterzeichnen, erhalten dann auch die genau definierte Erlaubnis, den betrieblichen E-Mail-Zugang wie vereinbart privat zu nutzen.

Gerichtsurteile und Gesetzgebung im Blick behalten

Gerichtsurteile werfen allerdings ein neues Licht auf die Folgen eines Verbots, einer Duldung oder einer Zustimmung zur privaten Nutzung der betrieblichen E-Mail-Dienste. So besagt der Beschluss des Bundesgerichtshofs (BGH) 1 StR 76/09, dass das Fernmeldegeheimnis nicht mehr greift, wenn ein Mitarbeiter seine E-Mails bereits in sein lokal installiertes E-Mail-Programm heruntergeladen hat. Ab diesem Zeitpunkt kann der Mitarbeiter nämlich die E-Mails löschen, die der Arbeitgeber nicht sehen soll.

Andere Urteile stellen die Anwendbarkeit des dem Fernmeldegeheimnis zugrundliegenden Telekommunikationsgesetzes (TKG) für Arbeitsverhältnisse in Frage. Betrachtet man aber den Entwurf für ein geplantes Beschäftigtendatenschutzgesetz, findet man darin genau die Konstellation, dass der Arbeitgeber durch Bereitstellung von E-Mail-Diensten zu privaten Zwecken hinsichtlich Kontrollen stark eingeschränkt ist. Dort heißt es, dass der Arbeitgeber private Daten und Inhalte nur erheben, verarbeiten und nutzen darf, wenn dies zur Durchführung des ordnungsgemäßen Dienst- oder Geschäftsbetriebes unerlässlich ist und er den Beschäftigten hierauf schriftlich hingewiesen hat.

Auch an soziale Netzwerke und Chat-Programme denken

Arbeitgeber sollten deshalb die private E-Mail-Nutzung genau regeln und die Kontrollen am Fernmeldegeheimnis und am Datenschutz ausrichten, um wirklich auf der sicheren Seite zu sein. Dabei sollten Unternehmen auch daran denken, dass E-Mail nur eine Form der elektronischen Kommunikation ist. Andere Arten wie Nachrichten über soziale Netzwerke oder Instant Messaging sind deshalb genauso zu behandeln wie E-Mails.

Artikel wurde zuletzt im Dezember 2013 aktualisiert

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