Datenschutz: Was bei der Archivierung von Social-Media-Inhalten zu beachten ist

Werden Inhalte aus sozialen Netzwerken archiviert, ist der der Datenschutz zu beachteten, insbesondere bei Profilen, die auch privat genutzt werden.

Unternehmen setzen soziale Netzwerke und andere Formen von Social Media nicht nur als Werbeplattformen ein. 37 Prozent aller Unternehmen in Deutschland verwenden Social-Media-Werkzeuge auch für die Kommunikation mit Mitarbeitern, wie eine BITKOM-Studie zeigt. Im Vertrieb ist die Bedeutung sozialer Netzwerke als Kommunikationsmittel sogar noch höher.

Laut BITKOM verwenden von den befragten IT- und Telekommunikations-Unternehmen 58 Prozent Social-Media-Dienste zur Kommunikation mit Kunden und 57 Prozent zum Nachrichtenaustausch mit Interessenten. Für den Austausch mit Vertriebspartnern kommen Social-Media-Plattformen bei 31 Prozent der ITK-Unternehmen zum Einsatz. Was so praktisch und hilfreich für die Kommunikation klingt, kann jedoch schnell zum Problem werden.

Geschäftsrelevante Kommunikation muss archiviert werden

Viele Unternehmen sind sich gar nicht bewusst, dass sie auch Social-Media-Inhalte archivieren sollten, da sie die geschäftliche Relevanz dieser Kommunikation verkennen. Die Archivierung digitaler Nachrichten wird meist nur auf den E-Mail-Austausch bezogen. Dabei zeigt der zuvor beschriebene Einsatz sozialer Netzwerke zur Kommunikation mehr als deutlich, dass E-Mail längst nicht mehr der alleinige Kanal des betrieblichen elektronischen Nachrichtenaustausches ist. Nicht ohne Grund hatte zum Beispiel Osterman Research bereits in 2012 darauf hingewiesen, dass alle Organisationen in der Lage sein müssen, ihre Social-Media-Inhalte zu managen und zu archivieren.

Viele Social-Media-Dienste kommen aus der Cloud

Soziale Netzwerke wie Facebook bieten Funktionen, die der Bezeichnung nach der Archivierung von Nachrichten dienen. Eine rechtskonforme Archivierung der Facebook-Nachrichten, wie sie aus Compliance-Gründen erforderlich ist, ist damit jedoch nicht gemeint.

Zudem ist zu bedenken, dass die über soziale Netzwerke ausgetauschten Nachrichten in aller Regel nicht vom Anwender lokal gespeichert werden, sondern in der Cloud verbleiben, in der der Nachrichtenaustausch stattgefunden hat. Das reine Speichern der Nachrichten in einer Cloud stellt allerdings ebenfalls keine digitale Archivierung dar.

Archivlösungen bieten teils Social-Media-Schnittstellen

Es gibt allerdings verschiedene Archivierungslösungen, die nicht nur Schnittstellen zu Mailservern besitzen, sondern auch soziale Netzwerke in ihrem Funktionsumfang berücksichtigen. Ein Unternehmen könnte also einrichten, dass zum Beispiel alle Inhalte, die auf der Facebook-Seite des Unternehmens gespeichert oder geändert werden, regelmäßig auch in das digitale Archiv einfließen.

Zusätzlich könnten die Benutzerkonten der Mitarbeiter bei Facebook und anderen Social-Media-Angeboten in die Archivierung aufgenommen werden. Hier sind allerdings zwei Punkte zu beachten: der Zweck der Archivierung und die mögliche Privatnutzung der sozialen Online-Profile.

Social-Media-Archiv ist zweckgebunden

Sinnvollerweise bieten Archivlösungen umfangreiche Suchfunktionen an. Dies sollte allerdings nicht dazu führen, dass nun das vorhandene Archiv aller Social-Media-Aktivitäten als Basis von Nutzeranalysen oder eines Social-Media-Monitorings missbraucht wird. Der Zweck der Datenerfassung im Archiv ist in Verbindung mit Dokumentations- und Nachweispflichten zu sehen, nicht aber als Möglichkeit einer Verhaltensanalyse der Nutzer bei Facebook und anderen sozialen Netzwerken.

Vorsicht bei Privatnutzung der Online-Profile

Ein weiterer Punkt aus Datenschutzsicht bei der Archivierung von Social-Media-Inhalten ist die mögliche gemischte Nutzung von Profilen bei sozialen Netzwerken. Unternehmen können nicht ohne weiteres die Inhalte zu einem Online-Profil mit allen Nachrichten archivieren, wenn eine Privatnutzung des Profils erlaubt oder zumindest geduldet wird.

Das ist vergleichbar mit der E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz und bei BYOD (Bring Your Own Device), also der betrieblichen Nutzung von Privatgeräten. Unternehmen müssen für eine genaue Regelung der Nutzung der Online-Profile sorgen, die Privatnutzung verbieten oder aber die Archivierung zum Gegenstand einer Betriebsvereinbarung machen.

Auch an die Sicherheit des sozialen Archivs denken

Insbesondere wenn Speziallösungen zur Archivierung von Social Media genutzt werden und keine Erweiterung des bestehenden E-Mail-Archivs, könnte es passieren, dass die notwendigen Sicherheitsfunktionen vergessen werden, um die personenbezogenen Daten zu schützen.

Wichtig sind vor allem ein Berechtigungssystem für das Social-Media-Archiv, Löschfunktionen, ein Vier-Augen-Prinzip beim Zugriff auf vertrauliche Social-Media-Nachrichten, die Verschlüsselung der archivierten Nachrichten und die Manipulationssicherheit, zum Beispiel durch digitales Signieren und Verwendung von digitalen Zeitstempeln. Die meist mächtigen Suchfunktionen sind so zu beschränken, dass kein Mitarbeiter-Screening damit durchgeführt werden kann. Für Analysen sollte zuvor an Anonymisierung gedacht werden, wenn es keinen konkreten Anlass gibt, einen Mitarbeiter genau unter die Lupe zum nehmen. Das kann etwa der Verdacht sein, dass Betriebsgeheimnisse via Social Media ausgeplaudert werden.

Artikel wurde zuletzt im März 2014 aktualisiert

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