Studie von Ricoh und Coleman Parkes zu Data Loss Prevention

Mangelhaftes Print- und Dokumentenmanagement öffnet Lücken für Datenmissbrauch

Wie Angestellte mit sensiblen Ausdrucken umgehen, ist oft gänzlich der Kontrolle entzogen.

Nicht einmal die Hälfte aller europäischen Unternehmen kontrollieren einer Studie zufolge, welche Kundendaten ihre Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit ausdrucken. Auch mangelt es demnach häufig an klaren Zuständigkeiten für den Schutz von Informationen. Vielmehr kocht oft jede Abteilung ihr eigenes „Dokumentenkontroll-Süppchen“. Die Folge: Sicherheitslücken, die eine erfolgreiche Data Loss Prevention konterkarieren.

Demnach haben nur 47 Prozent der Firmen aus den Branchen Finanzen, Dienstleistungen, Telekommunikation, Versorgung, Medien und öffentlicher Sektor eine Strategie zur Kontrolle des Ausdrucks von Kundeninformationen. Lediglich 41 Prozent kontrollieren oder reglementieren das Drucken weiterer sensibler Daten.

Darüber hinaus können in 56 Prozent der Betriebe Mitarbeiter nach Kündigung mehr oder weniger ungehindert vertrauliche Informationen – gedruckte und digitale – herausschleusen. Denn 44 Prozent der Befragten haben nach eigener Aussage keine Kontrollmechanismen gegen diesen Datendiebstahl eingerichtet.

Kontodaten flattern ungehindert herum

Verheerend fielen unter anderem auch die Ergebnisse für die mit besonders sensiblen Daten umgehenden Firmen der Finanzbranche aus: In mehr als der Hälfte fehlen demnach Richtlinien zum Ausdruck sensibler Kundendaten. Nur 46 Prozent der Befragten bestätigten, dass es in ihrem Finanzunternehmen Vorschriften dafür gibt.

Grund für die Risiken und technische Abhilfe

Als maßgeblichen Grund für die mangelnden Sicherheitsmaßnahmen haben die Macher der Studie das häufig dezentral organisierte Druck- und Dokumentenmanagement identifiziert. Klare und zentrale Zuständigkeiten sind vielfach nicht vorhanden. Oft sind mehrere Personen gleichzeitig für das unternehmensweite Printmanagement zuständig oder die Verantwortung liegt bei den einzelnen Abteilungen, deren Leitern oder mehreren Mitarbeitern. Die Folge: Erhöhter Arbeitsauswand verbunden mit Ineffizienz und ein steigendes Risiko, was sich letztlich auf Produktivität und Nachhaltigkeit auswirkt.

Gleichzeitig bestätigten 76 Prozent der Manager, dass Sicherheitsrisiken infolge der Technologie-Entwicklungen im Arbeits- und Berufsumfeld zunehmen. Ein optimiertes Dokumentenmanagement – in Verbindung mit der Nutzung von Document Management Services oder spezifischen Anwendungen wie Nutzer- Authentifizierung oder Codierung – hilft die Sicherheit zu erhöhen, so die Studienautoren. 68 Prozent der Führungskräfte jedenfalls sind davon überzeugt.

Für die Studie „Ricoh Document Governance Index“ wurden von Coleman Parkes Research europaweit 311 Führungskräfte aus mittleren und großen Unternehmen interviewt.